Miten saisi tehdä kirjanpitäjälle työ helpommaksi?

[merybell]

Eli ajattelemme ottaa kirjanpitäjä/tilitoimisto, mutta mitä voidaan etukäteen tehdä että kirjanpitäjällä olisi mahdollisimman vähän töitä että tehdä kuukauden kirjanpidon?
-kuittit aikajärjestykseen
-laskut aikajärjestykseen

Mitä vielä? Osaisiko kirjanpitäjät ehkä auttaa?


Kiitos etukäteen.

[Uitto]

Kannattaa kysyä valitulta kirjanpitäjältä missä järjestyksessä ja miten hän nämä hoitaa.


Yleensä kirjanpitäjät taitavat toivoa kuitteja lajeittan, eli ensin esim. ostokuitit järjestyksessä, sitten myyntikuitit järjestyksessä tms.


Suosittelen tekemään itselleen jonkinlaisen muistion, mitä kaikkea pitää muistaa tulostella. Esim. yhdessä hoitamassani yrityksessä on useampia eri lähteitä kuiteille, kuten verkkokaupan raportti, laskutusohjelman raportti, tiliote, maksunvälittäjän raportti, verotiliote yms..

[myokymia]

Kirjanpito on helppoa, jos tekijällä on kaikki tarpeellinen informaatio. Eli kun kirjanpitäjälle toimittaa oikea-aikaisesti kaikki kuitit, laskut, kauppakirjat, sopimukset, pöytäkirjat, tiliotteet (sähköisesti) yms aineisto ja kirjanpitäjä pääsee jo aika helpolla, kun ei tarvitse kysellä tapahtumien perään tai tehdä kiireelle eräpäivän jälkeen. Tilinpäätösvaiheessa myös inventaariot ja saldotodistukset. Vähänkin epäselviin kuitteihin lisäselvitystä kulun luonteesta ja mihin käyttöön tavarat tulee.

Jos myyntejä on paljon, välttyy kaksinkertaiselta työltä, kun myynnit on sellaisessa formaatissa, että ne voidaan lukea suoraan kirjanpito-ohjelmaan.

[Utelias]

Liityn edelliseen kirjoittajiin. Kaiken tärkein on mielestäni aineiston oikea-aikainen toimitus.

Myös jokainen lippulappunen kannattaa toimittaa kirjanpitäjälle ainakin aluksi, hän sitten mahdollisesti ilmoittele jos jotain on tarpeeton.

Jotkut kirjanpitäjät ja yrittäjät hoitavat kirjanpitoa myös yhdessä. Esimerkiksi sähköisissä kirjanpito-ohjelmissa voi tehdä työtä montaa käyttää samanaikaisesti. Toimintamalleja on monia, suosituin on ehkä se, että yrittäjä tekee myyntilaskut ja kirjanpitäjä hoitaa loput.

Joskus yrittäjät tekevät kirjanpitäjille myös Exceleitä jossa kulut on jo syötetty valmiiksi ja kirjanpitäjä syöttää tiedon yhdellä kirjauksella kirjanpito-ohjelmaan.

Koska toimintamalleja on monia ja riippuu monesti kirjanpitäjästä, sekä siitä kuinka paljon yrittäjä haluaa itse tehdä työtä/ maksaa palvelusta, kannattaa keskustella aiheesta oman kirjanpitäjän kanssa.

[PTV]

Kirjanpitäjän töitä helpottaa seuraavat asiat;
- kuitit aikajärjestykseen tiliotteen mukaisesti
- kuitteihin selkeästi merkintä mihin se kohdistetaan kirjanpidossa, ellei se tule muuten kuitissa selville
esim. onko kuitin tuote ostoja vai muuhun toimintaan liittyvää, esim.siivoustarvikemenoa yms.
- ja ennenkaikkea; kirjanpitomateriaali hyvissä ajoin kirjanpitäjälle!
- tiliotteelta tarkistus että kaikki kuitit on taatusti mukana
- käteisellä maksetut kuitit tulisi myös etsiä hyvissä ajoin ettei käy niin että auton hansikaslokero tarkistetaan päivää ennen veroilmoituksen jättöaikaa...

Näillä eväillä jo kirjanpitäjän työ helpottuu kummasti...