Kirjanpitofoorumi

Yrityksen työtekijöillä on käytössään firman luottokortit. Reissuja on paljon ja lisäksi, luonnollisestikkin, korteilla ostetaan milloin mitäkin yrityksen tarpeisiin. Kuittisirkus on valtava ja luottokorttilaskun tiliöinti (yksi lasku jossa kaikki kortit kuluineen kootusti) alkaa olla tuskaisen pitkä projekti. Rivi kerrallaan..kuitti kerrallaan. Kuittien keräyskin väeltä jo operaatio sinänsä - aina on joku joka ei kuitteja ajallaan saa palautettua..ovat hukassa jne. Onko tähän kellään antaa vinkkiä kätevästä tavasta hoitaa tiliöinti ja kuittien käsittely? Miten te muut, joilla pitkiä luottokorttilaskuja, hoidatte homman?

Tämä on ollut ikuinen ongelma osuuskuntatoiminnassamme. Lopulta tulin siihen tulokseen, että rahat saa takaisin kuitteja vastaan, eikä niin päin että ensin saa rahat ja sitten kuittien perään pitää kysellä. Ihmiset tuntuvat kummasti säilövän kuitit aika tarkkaan, kun ne ovat heille rahanarvoisia.

Eli tällä hetkellä kun teknologia ei ole vielä siinä pisteessä, että ostoksista saisi automaattisesti sähköisen kuitin (paitsi S-ryhmällähän on nyt se uusi s-yrityskortti) niin hyviä ratkaisuja ei ole olemassa. Siitäkin varmaan nousisi meteli jos luottokorteista luovuttaisiin?

Se voisi tietysti auttaa, jos porukan saisi koulutettua siihen että kaikista kuvista napataan heti kännykällä valokuva. Valokuvat saa nopeasti aikajärjestykseen, eivätkä kuitit pääse enää hukkumaan.

Meillä entisellä duunipaikalla oli taseessa välitili, johon sai tiliöidä kuitteja odottavat eurocard laskun rivit. Tiliä pitää toki koko ajan seurata, eikä sinne saa jättää rivejä killumaan yli kuukaudeksi. Korttien käyttäjät saivat korttia hakiessaan ohjeistuksen, että jos ei muistutuksista huolimatta kuittia ala kuulumaan, niin kyseinen summa peritään kortin käyttäjän seuraavasta palkasta. Tämä toimi todella, eikä meiltä yleensä puuttunut kuitteja tai selvityksiä.

Tapa on brutaali, mutta tosiasia on se, että henkilöllä on käytössään firman luottokortti, josta yritys ottaa rahoitusriskin ja jos ei pysty toimimaan annettujen ohjeiden mukaan, niin silloin ei kannata edes korttia hommata. Toinen vaihtoehto kun on, että ihmiset ostavat tarpeita omilla rahoillaan ja tekevät kulukorvauslaskun yritykselle. Tämäkin toimii hyvin, ihmiset eivät halua pitää omia rahojaan kiinni yrityksen ostoissa. No eipä halua yrityskään ottaa turhia luottoriskejä.

Aina välillä tuosta palkasta perimiskäytännöstä tuli purnausta, että mitä jos esim. luottokortti varastetaan. No sitten henkilö tekee heti rikosilmoituksen, toimii kuten toimisi oman luottokortin kanssa. Jos kuitti ihan oikeasti oli kateissa ja henkilön kanssa asiaa selvitetty, niin sitten työntekijä toi itse tekemän kuitin, jossa oli esimiehen hyväksyntä, että näin sai tällä kertaa toimia.

Tuopa "peritään palkasta" toimintatapa pitää pitää mielessä jos alkaa tulla liikaa ongelmia. Se on tosiaan helppo vinguttaa korttia ja heittää loput vastuut sitten yritykselle.

Vien myös ensin koko korttilaskun taseeseen ja sinne sitten jää huonomuististen/hitaiden kuitintoimittajien rippeet odottamaan.

Tuota Andy sinun mainitsemaa kuva kuitista hommaa olen miettinyt ja yhdessä firmassa kokeillutkin nyt pari kuukautta, mutta eipä se helpota omaa työtäni yhtään ainakaan..melkein siinä ja siinä vaikeuttaako jopa . Ainaaan tavalla miten minä teen. Pitää pitää jossain järjestyksessä, jossain kansiossa, mille laskutuskaudelle mikäkin kuitti kuuluu..yhdistellä pdf/gif ja minkä milloinkin muotoisina lähetettyjä kuitteja (osa scannaa kuitit..osa ottaa kameralla ja lähettää kuvan sähköpostiini tai laittaa tiettyyn kansioon suoraan) kasaan yhteen tiedostoon ja laskun liitteeksi pdf muokkausohjelmalla, kytäten laskujen rivejä, kuuluuko nyt tämä kuitti tähän tosiaan ja onko nyt kaikki kuitit varmasti. Paperisina kun tulee niin niitataan vain yhteen läjään ja avot, laskulomakkeeseen väkänen toimitetun kuitín kohdalle . Voi olla että tuohon pdf muokkausohjelmaan kun pääsee paremmin perille, alkaa tuntua helpommalta, mutta ei vielä. Ja, julmetun kokoinen näyttö helpottaisi. En tiedä sitten, en vielä ole kysellyt, onko se työntekijöille helpompi tämä kuvan lähetystapa vai itse paperkuitin toimitus.
Mutta mitä tarkoitat että valokuvat saisi aikajärjestykseen...mitenhän pitäisi toimia että nämä saisi aikajärjestykseen, ja mikä parasta hlö+aikajärjestykseen, kuten laskulla kulut on?

S-ketjun korttihomma tuntuu tosi järkevältä..onkohan se ihan saumaton että ihan kaikista ostotapahtumista tarvittavat tiedot näkyvät? Olisiko jollain täällä jo käytännön kokemusta siitä?

Onhan myös matkalaskuohjelmia jotka ottaa luottokunnan sivuilta ennakkotapahtumat ja siirtää suoraan matkalaskuohjelmaan ja itse työntekijöille matkalaskuille poimittaviksi kuluiksi. Myös tiliöinnit hoituu sitä kautta. Tämä on ihan ok systeemi mutta ihmeen harvoissa matkalaskuohjelmissa tuo toiminnallisuus, vain kalliimmissa raskaissa systeemeissä. Tämä auttaisi tiliöintiosuudessa kovasti.