Tämähän on sopimuskysymys ja mielestäni erittäin tärkeä sellainen!
Jos asiakkaan kanssa ei ole sovittu tarkasti millon tositteet tulee olla, niin kuka on vastuussa, jos alv-ilmoitus myöhästyy ja siitä tulee jotain seuraamuksia?
Alan yleisissä sopimusehdoissa on esitetty asia seuraavasti:
Tietojen ja toimenpideohjeiden antaminen
5. Palvelujen suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja aineisto on annettava tilitoimistolle niin hyvissä ajoin, että tilitoimisto voi tehdä tehtävänsä asianmukaisesti normaalina työaikana. Jos muuta ei ole sovittu, aineiston tulee olla tilitoimiston käytettävissä seuraavasti:
– koko kirjanpitoaineisto kohdekuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä
– palkanlaskenta-aineisto seitsemän (7) päivää ennen hyväksymis- ja maksupäivää
– tilinpäätös- ja verotukseen liittyvä aineisto viimeistään 30 päivän kuluessa tilikauden päättymisestä
– muu aineisto viimeistään kymmenen (10) arkipäivää ennen määräpäivää.
Asiakas myötävaikuttaa Palvelujen tuottamiseen ja täyttää omat tehtävänsä huolellisesti sopimuksen ehtojen sekä viranomaisten ja tilitoimiston ohjeiden ja suositusten mukaisesti. Tilitoimiston tiedusteluihin ja tarkistuspyyntöihin on vastattava viipymättä.
Ehdoissa mainitaan myös, että tilitoimistolla on oikeus palvelun keskeyttämiseen, jos asiakas ei toimita tarvittavia tietoja tai aineistoa ajallaan.
Myöhässä olevien tositteiden/dokumenttien perään kannattaa kysellä sähköpostilla, koska siitä jää jälki itselle. Pelkät puhelinpyynnöt ovat vaarallisia jos asiakas myöhemmin väittää ettei ole kerrottu mitään puuttuvan. Eli jos on kiire, niin aina kannattaa soittaa, mutta laittaa samalla sähköpostia jotta asia on todistettavissa.
Ja sitten näistä sovitusta ajoista kannattaa pitää kiinni, koska, jos tilitoimisto tekee työn ajoissa, vaikka asiakas toimittaisi materiaalit myöhässä ja sitten joskus ei ehdikkään ja asiakkaalle tulee korotuksia, asiakas voi oittaa jutun jos se menee oikeuteen. Tämä siitä, että tilitoimiston tavasta tehdä ajoissa myöhästynytkin aineisto kuntoon on tullut vallitsevaa käytäntöä ja jos sopimuksesta ei ole muistutettu, vallitseva käytäntö ohittaa sopimuksen.
Toisin sanoen asiakkaalle pitäisi saada tietoon se, että hänen toimittamiensa materiaalien myöhästyminen voi aiheuttaa myös kirjanpidon myöhästymisen. Tai siis, ettei voida taata, että työ tehdään ajoissa, jos materiaalit ovat myöhässä. Soppariin kannattaisi laittaa ihan jokin sanktio, vaikka vain 1% korotus palvelumaksuun, jos tositteet on myöhässä.