Sähköisten tositteiden järjestäminen

[morfo]

Moi,

Pyrin järjestämään kirjanpitoni kaikki tositteet sähköisessä muodossa. Kysynkin, että olisiko teillä jo tiedossa jotain valmista hyväksi koettua mallia, miten tositteet saataisiin parhaiten järjestettyä sähköisesti niin, että sieltä sitten jälkitarkastelussa olisi niitä helppo etsiä? (esim. tositekansioiden ja tositteiden nimeäminen).

Ne harvat paperitositteet mitä minulla on omassa toiminnassa, skannaan ne pdf:ksi ja arkistoin kyllä paperiversion perinteiseen malliin käsipelillä, ihan vain varmuuden vuoksi.

[Andy]

Sähköisessä muodossa olevat tositteet ovat siitä mukavia, että niitä on jo lähtökohtaisesti helppo ja nopea etsiä, jos ne on vain nimetty hyvin.

Oma kansiorakenteeni ei ole kovin monimutkainen, vaan minulla on pelkästään:

-Laskutus-niminen kansio, jonka sisällä on omat kansiot joka tilikauden myyntilaskuille:
*2006
*2007
*2008
*2009
*2010
*2011
*2012

-Noiden kansioiden sisällä on sitten myyntilaskut oikean vuoden sisällä, juoksevasti numeroituna. Myyntilaskujen nimi on laskunnumero+kuukausi+asiakkaan nimi, esim:

100258 Huhtikuu Asiakasyritys oy

Sitten minulla on toinen kansio ostokuitteja varten, sen olen nimennyt ihan vaan KUITIT, vaikka parempi nimi voisi olla ehkä "kulukuitit" sisältönsä perusteella.

Sen kansion sisällä on sitten samaan tyyliin kansio jokaiselle vuodelle. Niiden sisällä on kamerakännykällä kuiteista napattuja tai skannerilla skannattuja valokuvia kuitesta ja myös alun perin jo sähköisessä muodossa tulleita tiedostoja (esim pdf-muodossa sähköpostilla tulleita tositteita).

Ei varmaan olisi pahitteeksi tehdä joka kuukaudelle oma kansio vuosikansion sisään, mutta en ole itse kokenut sellaista tarvitsevani. Näiden tositevalokuvien nimet ovat yleensä sekalaisia kunnes teen kyseisen kansion kirjanpidon, jolloin myös nimeän tiedostot fiksummin, eli tositenumeron mukaan.

Tässä siis oma vaatimaton ja simppeli systeemini. Olen varma että muilla on paljon pidemmälle kehitettyjä menetelmiä käytössään.