Kirjanpitofoorumi

Olen laittamassa lähiaikoina verkkokauppaa pystyyn, mutta näin alkutaipaleella myyn tuotteita lähipiirille yrityksen FB-profiilin välityksellä.

En malttaisi millään odottaa helmikuun loppuun, jolloin käyn Uusyrityskeskuksessa saamassa konsultaatiota, sillä tuotteet joita teen, on aika pitkälti sesonkituotteita ja juuri tällä hetkellä kuuminta hottia (lämpimiä villaisia asusteita ja vaatteita). Kiinnostuneita on kovasti lähipiirissä ja heidän toiveitaan noudatellen olen lähtenyt tekemään tuotteita. Olisi siis kiva saada kaupankäynti alkuun, kun nyt on jo y-tunnus olemassa ja tuotteita odottamassa!

Mulla on laskupohja, jota muokkaan omiin tarpeisiin. Kirjanpidon hoidan itse, yhtiömuoto on toiminimi. En vain ole perillä aivan siitä käytännönläheisimmästä, eli laskutuksesta ja mahdollisesta tilausvahvistuksen/kuitin kirjottamisesta.

Miten toimisit minun kohdalla? Toimitan tuotteet siis postitse, ja kaikki yhteydenpito tapahtuu sähköisesti. Kun asiakas on ilmoittanut haluavansa tietyn tuotteen, lähetänkö hänelle siinä vaiheessa laskun, annan viitteen (ei viitenumeroita käytössä) ja kun maksu on tililläni, niin toimitan tuotteen? Haluan toimia rahat tilille ennen toimitusta -periaatteella. Kun raha on tullut, lähetän tuotteen, miten on tilausvahvistuksen tai jonkin kuitin laita? Tarvitaanko sitä esim. kirjanpidollisista syistä? Vai riittääkö verottajalle tilin tilitapahtumat todistukseksi kaupankäynnistä?

Saa vääntää rautalangasta, kiitos

Moni yritys tuntuu toimivan siten, että tilaushetkellä automaattisesti syntyvä kuitti, josta näkyy mitä on tilattu, hinnat ja alv ym, toimii ainoana kuittina kaupasta. Itse en ole aivan varma, onko tämä tapa täysin sääntöjen mukainen, sillä esimerkiksi tilanteessa jossa tuotetta ei olekaan varastossa valmiina ja toimitus viivästyy niin kuitti ja toimituspäivä voivat osua useamman kuukauden päähän toisistaan.

Mielestäni varmin tapa olisi sellainen, jossa asiakas saa tuotteen tilaushetkellä sähköpostiinsa tilausvahvistuksen, jossa on myös maksuohjeet. Ja varsinainen paperinen kuitti laitetaan sitten paketin mukana asiakkaalle.

Sinun kannattaisi ehkä jatkossa tehdä pankkisi kanssa sopimus viitenumeroiden käyttöönotosta, sillä asiakkaat voivat ihmetellä jos sitä ei laiteta maksun yhteydessä. Toinen vaihtoehto on keksiä viitteet itse ja pyytää asiakkaita laittamaan ne viitenumerokentän sijaan maksun viestikenttään, mutta sekin saattaa ihmetyttää asiakkaita tilanteesta riippuen.