Tositteiden saaminen asiakkailta

Kysymykset kirjanpidon perusteisiin liittyen.
mki
Viestit: 1
Liittynyt: 06 Helmi 2017, 13:14

Tositteiden saaminen asiakkailta

Viesti Kirjoittaja mki »

Hei!

Minkälaisia kokemuksia teillä on eTaskusta tai muista vastaavista? Kuinka hyvin ovat toimineet, ja minkä hintaisia nuo ovat?
TRN
Viestit: 85
Liittynyt: 21 Huhti 2016, 14:56

Re: Tositteiden saaminen asiakkailta

Viesti Kirjoittaja TRN »

Itsellä on käytössä täysin sähköinen taloushallinto, mutta ei ole kokemusta erillisestä sähköisestä kuittipalvelusta, eli skannaan itse kaikki kuitit ja asiakirjat omalle koneelle ja pilveen. Mietin että tuoko tällainen palvelu mitään lisäarvoa ja miten eroaa siitä jos asiakas ottaa valokuvan tai skannaa kuitin ja lähettää spostilla kirjanpitäjälle tai jakaa kansion ilmaisesta pilvipalvelusta kuten Google Drive tai Microsoft OneDrive? Molemmat palvelut lataavat kuvat automaattisesti pilveen ja OCR toimii myös kyseisissä palveluissa. Kirjanpitäjällä voi olla myös nettisivujen yhteydessä oma ftp-palvelin johon asiakkaat voivat lähettää kuitteja, vaihtoehtoja on monia ilman mitään lisämaksuja.

En myöskään tykkää ottaa puhelimella kuvia kuiteista ja koen sen hankalaksi, sillä ongelmana on yleensä se että kun saat kuitin, niin olet sellaisessa paikassa että valaistus ei riitä hyvälaatuisen kuvan ottamiseen ja aikaa kuluu myös kuitin suoristamiseen ja siihen kun yrität löytää sopivaa valaistusta. Tästä syystä skannaan jokaisen kuitin tai asiakirjan aina toimistolla, tulee paljon siistimmin ja kerralla saa tehtyä nopeasti. On olemassa myös skannereita jotka pystyvät skannaamaan nipun kuitteja automaattisesti.
Savon Jussi
Viestit: 408
Liittynyt: 12 Heinä 2012, 16:21

Re: Tositteiden saaminen asiakkailta

Viesti Kirjoittaja Savon Jussi »

Parilla asiakkaalla on eTasku käytössä. Työläämpi kuin paperitosite kirjanpitäjän kannalta. Vaikka asiakas olisikin pystynyt tiliöintiinkin, niin tarkastettava ne silti on, eli tuplatyötä tehdään. Ja ohjelma/sivusto ei todellakaan ole mikään käyttöliittymän riemuvoitto. En suosittele kuin niille, joilla kuitit tuppaavat häviämään. Sama koskee kaikkia vastaavia viritelmiä, mm. Luovu ja kirjanpito-ohjelmistojen omat.

Yhdelle asiakkaalle virittelin vastaavan järjestelmän omaan Evernoteeni, johon kuitista otettu valokuva tulee asiakkaan kansioon evernoten sähköpostiominaisuuden kautta (pitää olla plus-versio). Näin kuitti on tallessa ja siirrettävissä kirjanpitoon ja on asiakkaallekin helppo: vain valokuva kuitista ja sen jakaminen sähköpostin kautta. Ja lähettäessään voi kirjoittaa siihen sähköpostiin lisätietoja, jos on tarpeen. Helppo ja edullinen. Tekee saman kuin laiskan asiakkaan eTasku tms. Ja samalla tavalla ne voi jakaa vaikka suoraan sähköpostiin tai joihinkin pilvipalveluun.
HannaF
Viestit: 122
Liittynyt: 23 Tammi 2015, 12:36

Re: Tositteiden saaminen asiakkailta

Viesti Kirjoittaja HannaF »

Minulla on käytössä Box.com -pilvitallennustila, jonna olen luonut jokaiselle asiakkaalle oma kansiot, jotka olen jakanut heidän kanssaan.
Siinä on hyvä mobiilisovellus, jolla voi kuvata tositteita tai sitten ne voi skannata tai kuvata muutoin ja tallentaa tuonne pilvipalvelimelle.
Tuonne sitten itse lataan mysö kaikki kirjanpidon raportit asiakasvarten, jne.

eTasku on minusta oikein toimiva sähköisille tositteille. Yrittäjät nimittäin hyvin harvoin kirjoittavat kuitteihin mitään selityksiä ja eTasku aina kysyy kululuokkaa ja jotain kuvausta kulusta, niin siinä vastuu pysyy kirjanpitovelvollisella paremmin tiedossa. Lisäksi kaikki tositteet on siellä nätisti järjestyksessä :) eTasku maksaa yrittäjälle 5 €/kk, tilitoimistolle se on ilmainen.
Siinä on integraatio melko moneen kirjanpito-ohjelmaan, joten työ ei suinkaan ole kaksinkertainen silloin, kun tostitteet tarkistetaan ja tiliytetään eTaskussa ja tekniikka hoitaa ne suoraan kirjanpito-ohjelmistoon. eTasku takaa myös tositteiden säilyvyyden 6 vuodeksi, vaikka siitä ei maksaisikaan(!), joten siinä taas yksi vastuu pois tilitoimistolta.

Tietääkseni muita kotimaisia vaihtoehtoja ei ole, enkä suosittele edes mitään ilmaisia vastaavia kokeilemaan, koska mistä sitä tietää mihin ne tiedot menee ja kuinka hyvin ne pysyy tallessa. Kyllä tällaisista asioista kannattaa jokunen euro maksaa!
Savon Jussi
Viestit: 408
Liittynyt: 12 Heinä 2012, 16:21

Re: Tositteiden saaminen asiakkailta

Viesti Kirjoittaja Savon Jussi »

Vastaava kotimainen on olemassa: Luovu (www.luovu.com). En ole siihen sen isommin perehtynyt, mutta toiminee kuten eTasku.
Vastaa Viestiin