Kirjanpidon aikataulu

Kysymykset kirjanpidon perusteisiin liittyen.
Controller
Viestit: 14
Liittynyt: 29 Helmi 2016, 14:25

Kirjanpidon aikataulu

Viesti Kirjoittaja Controller »

Millaisia käytäntöjä tilitoimistoilla on materiaalin suhteen. Milloin esimerkiksi maaliskuun materiaali tulisi olla tilitoimiston käytettävissä ja millä tavoin järjesteltynä?

Entä jos käytetään sähköistä taloushallintoa? Ohjaavatko alv laskelmat pääasiassa aikataulua?

Entäs tilinpäätöksen aikaan? Millainen aikataulu on yleensä käytössä?
Andy
Viestit: 1560
Liittynyt: 16 Elo 2008, 15:50

Re: Kirjanpidon aikataulu

Viesti Kirjoittaja Andy »

Luulen että moni tilitoimisto toivoo materiaaleja "mahdollisimman nopeasti" mutta koska kyseessä on pohjimmiltaan asiakaspalvelutyö, niin kovin tiukoista ukaaseista voi olla käytännössä vaikea pitää kiinni. Eli valitettavasti luulen että tilanne on käytännössä sellainen, missä osa yrittäjistä toimittaa materiaalit viime hetkillä ja tilitoimisto uurastaa kiltisti ne mahdollisimman nopeasti valmiiksi. Tämä on vain minun vähäinen kokemukseni asiasta ja toisilla saattaa olla erilaisia näkemyksiä ja käytäntöjä asiasta tilitoimistosta riippuen!
HannaF
Viestit: 122
Liittynyt: 23 Tammi 2015, 12:36

Re: Kirjanpidon aikataulu

Viesti Kirjoittaja HannaF »

Tämähän on sopimuskysymys ja mielestäni erittäin tärkeä sellainen!
Jos asiakkaan kanssa ei ole sovittu tarkasti millon tositteet tulee olla, niin kuka on vastuussa, jos alv-ilmoitus myöhästyy ja siitä tulee jotain seuraamuksia?

Alan yleisissä sopimusehdoissa on esitetty asia seuraavasti:
Tietojen ja toimenpideohjeiden antaminen

5. Palvelujen suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja aineisto on annettava tilitoimistolle niin hyvissä ajoin, että tilitoimisto voi tehdä tehtävänsä asianmukaisesti normaalina työaikana. Jos muuta ei ole sovittu, aineiston tulee olla tilitoimiston käytettävissä seuraavasti:
– koko kirjanpitoaineisto kohdekuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä
– palkanlaskenta-aineisto seitsemän (7) päivää ennen hyväksymis- ja maksupäivää
– tilinpäätös- ja verotukseen liittyvä aineisto viimeistään 30 päivän kuluessa tilikauden päättymisestä
– muu aineisto viimeistään kymmenen (10) arkipäivää ennen määräpäivää.

Asiakas myötävaikuttaa Palvelujen tuottamiseen ja täyttää omat tehtävänsä huolellisesti sopimuksen ehtojen sekä viranomaisten ja tilitoimiston ohjeiden ja suositusten mukaisesti. Tilitoimiston tiedusteluihin ja tarkistuspyyntöihin on vastattava viipymättä.
Ehdoissa mainitaan myös, että tilitoimistolla on oikeus palvelun keskeyttämiseen, jos asiakas ei toimita tarvittavia tietoja tai aineistoa ajallaan.

Myöhässä olevien tositteiden/dokumenttien perään kannattaa kysellä sähköpostilla, koska siitä jää jälki itselle. Pelkät puhelinpyynnöt ovat vaarallisia jos asiakas myöhemmin väittää ettei ole kerrottu mitään puuttuvan. Eli jos on kiire, niin aina kannattaa soittaa, mutta laittaa samalla sähköpostia jotta asia on todistettavissa.

Ja sitten näistä sovitusta ajoista kannattaa pitää kiinni, koska, jos tilitoimisto tekee työn ajoissa, vaikka asiakas toimittaisi materiaalit myöhässä ja sitten joskus ei ehdikkään ja asiakkaalle tulee korotuksia, asiakas voi oittaa jutun jos se menee oikeuteen. Tämä siitä, että tilitoimiston tavasta tehdä ajoissa myöhästynytkin aineisto kuntoon on tullut vallitsevaa käytäntöä ja jos sopimuksesta ei ole muistutettu, vallitseva käytäntö ohittaa sopimuksen.

Toisin sanoen asiakkaalle pitäisi saada tietoon se, että hänen toimittamiensa materiaalien myöhästyminen voi aiheuttaa myös kirjanpidon myöhästymisen. Tai siis, ettei voida taata, että työ tehdään ajoissa, jos materiaalit ovat myöhässä. Soppariin kannattaisi laittaa ihan jokin sanktio, vaikka vain 1% korotus palvelumaksuun, jos tositteet on myöhässä.
HannaF
Viestit: 122
Liittynyt: 23 Tammi 2015, 12:36

Re: Kirjanpidon aikataulu

Viesti Kirjoittaja HannaF »

Itselläni ei tällä hetkellä ole muuta, kun asiakaskohtaisesti sovittu pvm (10. tai 15.pv) kuukausittaiselle tositteiden toimittamiselle sekä nuo yleisest ehdot sen sopimuksen purkamisen/keskeyttämisen osalta.
Lisäksi mulla on ilmoitettu hinnastossa kiireellisyyslisä, eli jos menee niin tiukille, että työ pitää 24h sisällä, niin siitä lähtee erillinen kertaveloitus.

Tämän lisäksi olen etenkin osakeyhtiöiden kohdalla ollut tosi tiukkana alv-ilmoituskausista, eli jos saan tositteita myöhässä, kirjaan ne vasta seuraavaan kuun puolella ja korjaan myös ed. kuun alv-ilmoituksen, josta perin hinnaston mukaisen kertamaksun. Asiakas joutuu siis maksamaan näin kömmäilyistään. Ihan kaikkia ei kuitenkaan jaksa joka kuukausi olla montaa kertaa muistuttelemassa, joten aika nopeasti multa lähtee sitten isompaa laskua perään. :D
Vastaa Viestiin