Käteiskassan ja pääkirjanpidon tositteet

[kikka]

Hei!
Meidän yhdistys pitää pääkirjanpitoa käsin sellaisessa kirjassa. Kirjasimme käteiskassan tulot ja menot excelille kuittien mukaisesti ja numeroimme tositteet ykkösestä alkaen. Kun sitten viemme ko.tulot ja menot varsinaiseen kahdenkertaiseen kirjanpitoon, niin mistä saamme kuitit, kun ne ovat siellä käteiskassan kirjanpidossa. Pitääkö tehdä itse tosite, jossa viittaa käteiskassan tositteeseen vai riittääkö, että pääkirjanpidon selitteessä viittaa ko. tositteeseen?

Ovat myös kirjanneet aina ravintolatilille: menot debet ja tulet kredit, siis samalle tilille sekä menot että tulot. Voiko näin tehdä?

[Andy]

Hei!
Meidän yhdistys pitää pääkirjanpitoa käsin sellaisessa kirjassa. Kirjasimme käteiskassan tulot ja menot excelille kuittien mukaisesti ja numeroimme tositteet ykkösestä alkaen. Kun sitten viemme ko.tulot ja menot varsinaiseen kahdenkertaiseen kirjanpitoon, niin mistä saamme kuitit, kun ne ovat siellä käteiskassan kirjanpidossa. Pitääkö tehdä itse tosite, jossa viittaa käteiskassan tositteeseen vai riittääkö, että pääkirjanpidon selitteessä viittaa ko. tositteeseen?

Itse toimimme osuuskunnan kirjanpidossa käteiskassan osalta seuraavasti:

Pidimme käteiskassasta samantapaista excel-taulukkoa kuin tekin. Käytimme apunamme tositelajeja, eli käteiskassan tositteilla oli oma juokseva numerointinsa. Sanotaan vaikkapa että käteiskassan tositelajin numero on 3. Silloin kirjaisimme ensimmäisen tositteen käteiskassaan numerolla 3-1, toisen 3-2 ja niin edelleen. Sekkitilin tapahtumilla taas oli oma tositelajinsa, esim. meillä se oli 1. Siten kirjasimme ensimmäisen sekkitilitositteen numerolla 1-1, toisen 1-2 jne. Nämä eri tositelajit mahdollistavat sen että käteiskassan kirjaukset pysyvät erillään sekkitilistä ja muista kirjauksista, eli niitä voi kirjata toisistaan riippumatta. Jokaiseen käteskassan kuittiin kirjoitimme tositenumeron tämän systeemin mukaan, jolloin voimme kahdenkertaisessa kirjanpidossa helposti viitata kyseisiin kuitteihin.

Toisin sanoen, kun laitatte kassakirjan tapahtumia varsinaiseen kirjanpitoon, niin kuitteihin pystyy viittaamaan niiden tositenumerolla. Silloin tietää tarkalleen, mikä kuitti/tapahtuma on kyseessä. Ymmärsinkö oikein, että teette kahdenkertaisenkin kirjanpitonne excelillä, vai käytättekö siihen jotain kirjanpito-ohjelmaa? Jos käytätte kirjanpito-ohjelmaa, niin tukeeko se tositelajeja (esim. Tappiohan ei toistaiseksi tue)?

Ovat myös kirjanneet aina ravintolatilille: menot debet ja tulet kredit, siis samalle tilille sekä menot että tulot. Voiko näin tehdä?

Tästä kaipaisin sen verran lisäselvennystä, että minkälaisia ovat nämä tulot ravintolatilillä ja toisaalta millaisia menot ovat? Yleensähän on kyllä järkevää, että säännöllisille tuloille on ihan oma tulotilinsä, jonka kredit puolelle kirjataan tulot ja debet puoli sitten vain oikaisee näitä tuloja. Eli debet puolelle kirjattaisiin tapahtuma siinä tapauksessa, jos jostain syystä tulo pienenisi (antaisitte esim. hyvitystä/alennusta hinnasta jälkikäteen). Tästä syystä kirjaisin kyllä tulot ja kulut eri tileille, jotta seuranta ja tilinpäätöksen tekeminen olisi selkeämpää, mutta kuulisin mielelläni selvyyden vuoksi millaisista kuluista ja tuloista on kyse.

[kikka]

Tästä kaipaisin sen verran lisäselvennystä, että minkälaisia ovat nämä tulot ravintolatilillä ja toisaalta millaisia menot ovat? Yleensähän on kyllä järkevää, että säännöllisille tuloille on ihan oma tulotilinsä, jonka kredit puolelle kirjataan tulot ja debet puoli sitten vain oikaisee näitä tuloja. Eli debet puolelle kirjattaisiin tapahtuma siinä tapauksessa, jos jostain syystä tulo pienenisi (antaisitte esim. hyvitystä/alennusta hinnasta jälkikäteen). Tästä syystä kirjaisin kyllä tulot ja kulut eri tileille, jotta seuranta ja tilinpäätöksen tekeminen olisi selkeämpää, mutta kuulisin mielelläni selvyyden vuoksi millaisista kuluista ja tuloista on kyse.

Ravintolatilille on kirjattu menot, kun on pidetty, jossain tilaisuudessa kahvilaa ja myyty kahvia, lettuja ym. Menoiksi debet-puolelle on kirjattu ne ostot, joita on ostettu kahvilanpitoa varten esim. sokeria, kermaa, kahvia. Kredit-puolelle on sitten kirjattu myyntitulot, mitä on saatu kahvilasta. Tuloslaskelmaanhan ei tule silloin kaikki menot ja kaikki tulot, vaan ainoastaan netto.

Ihmettelin vähän menettelyä ja siksi halusinkin varmistaa, onko tapa oikea, kun minä olen ymmärtänyt, että menotilit ovat menotilejä ja tulotilit tulotilejä eikä molempia kirjata samalle tilille. Siksi siis yhdistyksellämme ei ole kuin yksi tulotili eli muut tulotilit. Pitääpä selvittää, onko muitakin "sekatilejä" kuin tuo yksi.

Kiitos hyvistä neuvoista!

[Andy]

Ravintolatilille on kirjattu menot, kun on pidetty, jossain tilaisuudessa kahvilaa ja myyty kahvia, lettuja ym. Menoiksi debet-puolelle on kirjattu ne ostot, joita on ostettu kahvilanpitoa varten esim. sokeria, kermaa, kahvia. Kredit-puolelle on sitten kirjattu myyntitulot, mitä on saatu kahvilasta. Tuloslaskelmaanhan ei tule silloin kaikki menot ja kaikki tulot, vaan ainoastaan netto.

Juu mielestäni tämä systeemi tulisi kyllä muuttaa sellaiseksi että kulu- ja tulotilit ovat selvästi erillään -varsinkin kun olette ilmeisesti velvollisia pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa? Kuvaamasi menettelytapa ei ole mikään maailmanloppu, kyllähän siitäkin saa käsipelillä luvut tilinpäätökseen, mutta se ei ole paras mahdollinen kirjanpitotapa ja myöskin hieman hankaloittaa kulujen ja tulojen seuraamista. Jos liikevaihtonne ei ole kovin suuri, niin tuskin verottaja jaksaa moisesta nostaa meteliä, mutta siitä huolimatta suosittelisin systeemin muuttamista kuvatulla tavalla.